surat-komunikasi bisnis

Menullis Surat Pemberitahuan/Edaran
ajaran ini sangat berguna untuk meningkatkan kemampuan Anda berbahasa Indonesia. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain. Dengan demikian, surat membawa informasi, pernyataan, atau pesan dari penulis surat kepada seseorang. Berdasarkan isinya, surat termasuk jenis karangan paparan sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya serta menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya melalui surat. Berdasarkan wujud penuturannya, surat merupakan percakapan tertulis dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Sementara berdasarkan fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya.

1. Jenis-Jenis Surat
Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut.
a. Berdasarkan Wujud Surat
Berdasarkan wujud surat, pada umumnya, surat dapat dikelompokkan menjadi:
1) Kartu Pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini, biasanya, dijual di kantor pos.
2) Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Lembaran surat jenis ini, biasanya, dijual di kantor pos.
3) Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi.
4) Surat Bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain.
Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu:
a) lebih terjamin kerahasiaan isinya;
b) lebih leluasa dalam menulis isi surat;
c) lebih santun dalam surat menyurat.
b. Berdasarkan Pembuat Surat
Surat dapat dikelompokkan berdasarkan pembuatnya atau penulisnya. Jenis-jenis surat berdasarkan pembuat surat dapat dibedakan menjadi:
1) Surat Pribadi Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
2) Surat Resmi dibuat oleh suatu instansi, organisasi, atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi, dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum.
Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
c. Berdasarkan Pesan Surat
Berdasarkan pesan yang terkandung di dalam surat, jenis surat dapat dibedakan menjadi:
1) Surat Keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
2) Surat Setengah Resmi adalah surat yang dikirim oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini, misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB, dan surat permohonan cuti.
3) Surat Sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang, biasanya, berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
4) Surat Niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
5) Surat Dinas Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dari organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
6) Surat Pengantar Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengantar atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

b. Berdasarkan Pembuat Surat
Surat dapat dikelompokkan berdasarkan pembuatnya atau penulisnya. Jenis-jenis surat berdasarkan pembuat surat dapat dibedakan menjadi:
1) Surat Pribadi Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
2) Surat Resmi dibuat oleh suatu instansi, organisasi, atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi, dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum.
Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
c. Berdasarkan Pesan Surat
Berdasarkan pesan yang terkandung di dalam surat, jenis surat dapat dibedakan menjadi:
1) Surat Keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
2) Surat Setengah Resmi adalah surat yang dikirim oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini, misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB, dan surat permohonan cuti.
3) Surat Sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang, biasanya, berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
4) Surat Niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
5) Surat Dinas Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dari organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
6) Surat Pengantar Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengantar atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.
d. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
Berdasarkan keamanan pesan surat, surat dapat dikelompokkan menjadi:
1) Surat Sangat Rahasia Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang nerupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya, surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
2). Surat Rahasia Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS, yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apapun. Surat jenis ini, misalnya surat tentang konduite pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

3) Surat Konfidensial Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya, surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
4) Surat Biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
e. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Jika dikelompokan berdasarkan pada ruang lingkup pemakaian surat, pada umumnya, surat dapat dibedakan atas:
1) Memorandum
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.

2) Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
3) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.
f. Berdasarkan Jumlah Pembaca
Surat Berdasarkan jumlah pembaca yang dikehendaki oleh surat tersebut, pada umumnya, surat dapat dibedakan antara lain atas:
1) Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
2) Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadangkadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.
3) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.
g. Berdasarkan Penyelesaian
Surat Berdasarkan kepentingan penyelesaiannya atau penyampaian kepada yang dituju, surat dapat dibedakan antara lain atas:
1) Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
2) Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
3) Surat Biasa
Jenis surat ini, baik cara pembuatan atau pengirimannya, tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
h. Berdasarkan Pengertian Umum
Surat berdasarkan pengertian umum dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut:
1) Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok yang, biasanya, dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.
2) Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
3) Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi, untuk beberapa hal, perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.
2. Bentuk Surat
Cara penulisan surat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk penulisan surat. Adapun yang dimaksud bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Cara penulisan surat pada setiap instansi atau organisasi berbeda-beda. Keragaman itu bergantung pada kebiasaan dan aturan instansi yang bersangkutan.
Pada umumnya, dalam surat-menyurat resmi, dikenal beberapa macam bentuk surat, yaitu:
a) bentuk lurus penuh (full block style);
b) bentuk lurus (block style);
c) bentuk setengah lurus (semi block style); dan
d) bentuk resmi Indonesia (official style).
Untuk memperjelas pemahaman Anda tentang bentuk surat ini, di bawah ini, akan dibahas satu per satu bentuk surat tersebut.
1. Bentuk Lurus Penuh (full block style)
Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh surat bentuk lurus penuh berikut

2. Bentuk Lurus (block style)
Pada surat bentuk lurus, semua bagian surat diketik dari margin kiri. Akan tetapi, tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian kanan surat. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh surat di samping.
3. Bentuk Setengah Lurus (semi block style)
Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.
4. Bentuk Resmi Indonesia
Bentuk surat resmi Indonesia, biasanya, dipakai oleh instansiinstansi pemerintah. Bentuk ini mempunyai dua variasi, yaitu:
a. Bentuk Resmi Indonesia Lama Surat-surat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:
(1) Tanggal surat didahului nama tempat,
(2) Alamat surat ditulis di sebelah kanan surat, di bawah nama tempat dan tanggal surat,
(3) Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda tangan, nama ditulis di antara tanda kurung, dan
(4) nama pengirim surat digarisbawahi.
Agar lebih jelas, perhatikan contoh surat berikut ini.

b. Bentuk Resmi Indonesia Baru Surat yang dibuat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:
(l) tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat karena nama tempat sudah tertulis pada kepala surat;
(2) alamat surat ditulis pada sebelah kiri;
(3) di atas tanda tangan ditulis salam penutup dari pengirim surat, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama. Khusus untuk surat dinas yang sifatnya formal, jabatan ditulis di atas tanda tangan;
(4) sifatnya tidak formal, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama;
(5) nama pengirim ditulis tanpa diapit tanda kurung.
Agar Iebih jelas perhatikan contoh surat bentuk resmi Indonesia baru berikut.

Keterangan:
1. Kepala surat 6. Tubuh surat
2 Nomor 7. Salam penutup
3. Tanggal bulan dan tahun 8. Jabatan pengirim surat
4. Nama dan alamat yang dituju 9. Nama pengirim
5. Salam pembuka 10. Tembusan
Dalam surat yang ditulis dengan bentuk Indonesia baru, alamat surat dan tubuh surat ditulis di bawah nomor/lampiran/perihal.Sementara tembusan ditulis sejajar dengan margin kiri tubuh surat. Jika surat yang dibuat dengan bentuk Indonesia baru tidak menyertakan nomor, lampiran, dan perihal surat, tubuh surat dan alamat surat tetap ditulis mulai dari margin kiri. Akan tetapi, baris awal paragraf ditulis lima ketukan dari margin kiri. Agar lebih jelas, perhatikan contoh variasi bentuk resmi Indonesia baru di samping. Dari berbagai jenis dan bentuk surat yang telah dijelaskan, berikut ini Anda akan mempelajari jenis surat edaran. Apa yang dimaksud dengan surat edaran? Surat edaran adalah surat yang berisi pemberitahuan yang ditujukan kepada seseorang (pejabat) atau beberapa orang (pejabat) tertentu pada suatu instansi. Selain itu, surat edaran pun digunakan untuk memberitahukan sesuatu kepada orang banyak dan diharapkan, isi surat tersebut dapat dilaksanakan dengan baik. Surat edaran, biasanya, berisi penjelasan-penjelasan atau petunjukpetunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang telah ada