SURAT

Pengertian Surat

Korespondensi adalah kegiatan saling berk rim surat baik antar perorangan maupun antar organisasi
Koresponden adalah pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi (para pelaku korespondensi)

Hal-hal khusus yang mengenai surat
1. Adanya pengunaan kertas
2. Adanya model / bentuk
3. Adanya kode dan notasi
4. Pemakaian / gaya bahasa yang khas
5. Adanya tanda tangan / stempel asli

Surat adalah media komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus.
Cara terbaik untuk mengenali surat adalah dengan mengidentifikasi ciri-cirinya, jenisnya, fungsinya.

CIRI-CIRI SURAT

1. Surat merupakan pesan tertulis
E-mail atau electronic mail bisa disebut sebagai surat, walaupun pesan tersebut tidak tertulis di atas kertas.
2. Isi pesan dalam surat berupa informasi atau persuasi
Secara garis besar pesan dalam surat dibagi menjadi 2 golongan yaitu informasi dan persuasi. Pesan disebut sebagai informasi jika isinya adalah menyampikan fakta, dan pesan disebut persuasi jika isinya merupakan ungkapan keinginan atau pikiran penulis kepada pembacanya dengan harapan pembacanya bisa berpikir atau bertindak sesuai dengan keinginan.
3. Surat memiliki bagian yang standar
Ciri khas surat yang membedakannya dengan pesan tertulis lain adalah bagian-bagian yang membentuknya.
4. Surat memiliki bentuk yang standar
Faktor yang membedakan surat dengan jenis pesan tertulis lain bukan hanya isinya, tapi juga bentuk tampilannya. Contoh bentuk surat:
1. Bentuk Resmi
2. Bentuk Lurus
3. Bentuk Bertekuk
5. Surat memiliki satu pesan inti
Praktek yang umum dalam korespondensi selalu menganut azas “satu surat satu pesan”. surat wawancara misalnya, pesanya hanya memberitahukan pembaca agar datang untuk wawancara.
6. Gaya bahasa surat bisa formal atau informal
Bahasa formal (baku) adalah bahasa yang digunakan dalam forum resmi seperti rapat rersmi, pidato dsb. kelebihan bahasa formal adalah ketegasan (tidak terkesan ketidakseriusan) dan kejelasan pesan, dan kelemahan adalah tidak ekspresif (sulit menunjukan rasa tidak suka, kecewa, dsb.)

Bahasa informal atau gaya bahasa pergaulan sehari-hari, dalam informal perbendaharaan kata yang digunakan sering ditemukan pada obrolan, tawar-menawar dipasar, pembicaraan di telepon atau pertengkara. Kelebihannya memungkinkan untuk mengekspresikan emosi.

JENIS SURAT

1. Penggolongan surat menurut isinya
a. Surat dinas pemerintahan
Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contohnya Surat Keputusan, nota dinas, surat perintah dll.
b. Surat bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan transaksi bisnis. Contoh surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb.
c. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya TIDAK BERKAITAN LANGSUNG dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi membangun citra nama baik antar sesama partner. Contohnya Surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka cita, surat undangan, surat dsb.
d. Surat legal
Surat legal adalah surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contohnya s. perjanjian, s. kuasa, s. wasiat, s. tugas, dan berita acara.
e. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan pribadi dan bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi

2. Penggolongan surat menurut tujuan
secara garis besar surat dibagi menjadi 2 jenis tujuan yaitu s. informatif dan s. persuasif.

3. Penggolongan surat menurut wujudnya
Dalam wujudnya kita mengenal s. bersampul, kartu pos, warkat, telegram, e-mail, dsb.

4. Penggolongan surat menurut besarnya audien (orang yang dituju)
a. Satu orang
Contohnya s. panggilan kerja, s. tagihan, s. peringata
b. Sekelompok orang
Contohnya s. edaran, memo
c. Banyak orang
Contohnya s.pengumuman, s. pemberitahuan,

5. Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaian
Menurut urgensinya, surat bisa dibagi menjadi
a. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti)
b. Penting (perlu ditindaklanjuti)
c. Biasa

6. Penggolongan surat menurut kerahasiannya
Menurut kerahasiannya, surat bisa digolongkan menjadi
a. sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya surat)
b. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi suratt)
c. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat
d. Surat biasa

FUNGSI SURAT

1. Surat sebagai penyampai pesan
2. Surat sebagai wakil
3. Surat sebagai bukti tertulis
4. Surat sebagai pedoman atau dasar untuk bertindak

Bagian surat

1. Kop
2. Nomor s.
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Hal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. isi
9. Salam penutup
10. Nama terang dan t. tangan
11. Tembusan
12. Inisial

Fungsi kepala surat

1. Sebagai media pengenal identitas/oraganisasi
2. Sebagai sumber informasi
3. Sebagai alat promosi
Unsur: nama pt, bidang usaha, logo, alamat, no. telp

Fungsi pencantuman nomer

1. Memudahkan pengarsipan
2. Memudahkan rujukan
3. Memudahkan pelacakan surat
Unsur: nama urut surat, kode intern, bulan, tgl

Fungsi tanggal surat

1. Sumber informasi tentang kapan dibuat
2. Referensi dan rujukan bagi petugas admin
3. Mempermudah penetapan waktu pembalasan
4. Mempermudah megagendakan surat

Fungsi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai adanya document yang menyertai surat

Perihal atau judul mempunyai pedoman penulisan
1. Singkat
2. Spesifik
3. Menggambarkan isi
4. Ditulis huruf kecil diawali huruf kappital
5. Tidak diakhiri titik

Fungsi Alamat tujuan

1. Menujukan siapa yang berhak
2. Menjadikan petunujuk bagi pengantar surat untuk menyapaikan ke alamat penerima
3. Menjadikan petunujuk bagi petugas arsip
Apabila alamat menggunakan dengan alamat (d.a.) digunakan apabila kita tidak mengetahui alamat pastinya.
Contoh: Yth. Bapak Adi
d.a. Koran Tempo
jln. Menteng

Kata “yaitu” atau “Yth.” Digunakan apabila surat ditujukan kepada orang bukan ditujukan kepada oraganisasi atau instansi.
Contoh: Kepada Yth.
Bapak…
Sedangkan gelar tidak perlu didahului dengan sebutan Bapak, Ibu (sapaan)
Contoh: Yth. Ir. Raden Shaleh
Kata “atas nama” atau “a.n.” digunakan apabila yang berweweng melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk membuat surat dan menandatangani atas nama orang yang member wewenang.
Contoh: “a.n. Direktur PT PLN

Ramlan
Editor Kepala
Kata “untuk beliau” atau “u.b.” mempunyai pengertian bahwa penandatangan buknlah orang yang bertanggung jawab atas isi surat.
Contoh: a.n. Direktur PT PLN
Direktur Pemasaran
u.b.

Sosro Wibowo
Kepala bagian Penjualan

MODEL SURAT

Model surat adalah pola atau patron surat yang ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat. Dalam memilih model surat, penulis perlu mempertimbangkan ini

1. Gaya formal

Cara Membentuk gaya formal
a. Tidak menyebut nama langsung
Contoh “dengan ini saudara”
b. Menggunakan sebutan formal untuk orang pertama dan kedua
Contoh “dimohon dengan sangat agar Bapak memahami keadaan yang kami hadapi”
c. Menggunakan kalimat pasif untuk mengaburkan kehadiran nama diri penulis
Contoh “apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan, surat keputusan ini akan dikoreksi seperlunya.
d. Beberapa kalimat dibuat sangat panjang dan rumit

2. Gaya informal

Gaya informal memberikan tampilan kepada penulisnya sebagai sosok pribadi yang hangat dan akrab. Gaya ini terkadang digunakan untuk surat perkenalan. Berikut adalah cara membentuk gaya informal

a. Menggunakan kalimat aktif
Contoh “Abi baru saja mengirim barang yang anda pesan”
b. menyebut nama orang untuk orang ketiga, bukan kata ganti orang
Contoh “Ita akan mengabari anda segera setelah saya membuat keputusan”
c. Menggunakan kata ganti orang untuk orang pertama (saya/kita)
Contoh “saya setuju dengan penawaran anda, kita bisa segera menandatangani kontraknya. Jangan lupa, tolong segera kirimkan barangnya.
d. Menggunakan langgam percakapan
Contoh “anda tidak perlu khawatir. Joni sudah mengirim barang itu kemarin. Tunggu saja
e. Pertanyaan diajukan langsung seolah berhadapan dengan pembacanya.
Contoh “mengapa harus repot-repot. Suruh saja Budi. Pasti beres, dia memang ahlinya

3. Gaya tegas

Gaya tegas merupakan salah satu jenis gaya khusus. Gaya ini biasanya digunakan untuk memberi perintah, mengancam, mendesak. Berikut ini adalah cara untuk membentuk gaya tegas
a. menggunakan kalimat aktif
Contoh “saya harus menerima barang tersebut sebelum tanggal 2 Mei”
b. Menggunakan kalimat perintah
Contoh “anda harus datang sebelum jam 8.
c. Menggunakan kalimat sederhana
Contoh “saya meminta ganti rugi atas kerusakan barang tersebut”